Importation des données et mots de passe

Vous avez déjà un certain nombre de membres et souhaitez pouvoir les importer automatiquement dans la table des membres.
NB Si vous n'avez qu'une dizaine de membres, vous aurez plus vite fait de les encoder directement depuis le gestech via la procédure d'inscription.

1. Récupération des données

a) Vos données se trouvent déjà dans un fichier Excel
Vous pouvez directement passer au point 2

b) Les données se trouvent déjà dans une table MySQL sur votre serveur
Rendez-vous dans phpMyAdmin, sélectionnez la table des membres, cliquez sur Exporter
-choisir CSV (pas csv pour excel)
-champs terminés par : ; (point-virgule)
-champs entourés par : " (guillemets)
-le reste par défaut
-cocher : afficher les noms de champs en première ligne
-cocher : transmettre
-cliquer sur exécuter
-enregistrer le fichier.csv

2. Préparation des données

Il est recommandé d'utiliser de préférence OpenOffice (logiciel open source)
Son fonctionnement est quasi identique à celui de Microsoft Office (mais parfois en mieux)
Pourquoi ? car c'est le seul qui peut vous éviter les problèmes de caractères accentués.
En effet il propose lors de l'ouverture et de l'enregistrement, le choix du jeu de caractère (UTF-8)
Si vous souhaitez malgré tout utiliser Excel, il faudra ensuite corriger manuellement dans le gestech les mots contenants des caractères accentués, ceux-ci ne seront pas transmis

La phase de préparation des données demande un peu de concentration, si les données sont correctement préparées cela vous fera gagner du temps par la suite.

Ouvrez votre fichier.xls ou le fichier.csv avec OpenOffice
Si c'est un .csv, dans la fenêtre Import CSV, sélectionnez :
-jeu de caractères Unicode(UTF-8)
-séparateur de champ : ; (point-virgule)
En vous basant sur le fichier InfoInstall/exemple.csv, effectuez les ajustements nécessaires :

-id_membre: ce champ est prévu pour une numérotation ordinaire de 1 à x

-login: prévu pour un login textuel ou le numéro de membre (par défaut = numéro de membre lors d'une inscription via le gestech)

-mp: si vous disposez des mots de passe en clair, laissez les, il faudra ensuite les crypter (voir 4)
sinon, laissez vide

-prenom, nom, adresse, cp, commune, tel, gsm, email : RAS

-skype: il s'agit du pseudo skype

-siteweb: encoder sous le format : http://www.site.com !important

-actif: mettre 1 si l'on veut que le membre puisse se connecter (est en ordre de cotisation)

-admin: mettre 1 pour les admin, sinon rien

-date_inscription, date_cotisation: encoder au format anglais : AAAA-MM-JJ (année-mois-jour) !important

-date-rappel, date_desactivation: ne rien mettre

-nb_rappel: ne rien mettre

-solde-ini: solde en monnaie locale pour récupérer les valeurs de l'ancien système

-solde: mettre 0

Remarques importantes :
-vous n'êtes pas obligé de mettre les colonnes qui n'ont pas de données correspondantes dans votre système
-il vaut mieux déjà ajuster les noms de champs en fonction du modèle exemple.csv bien que ce ne soit pas obligatoire
-la dernière colonne ne peut pas être vide, les lignes où la valeur du dernier champs est vide seront ignorées
-le plus simple est de respecter la disposition du fichier exemple.csv avec la dernière colonne (solde) contenant des 0

Lorsque tout est correct, enregistrer au format .csv :
-enregistrer sous
-sélectionner le dossier gestech/InfoInstall
-dans Type de fichier, sélectionner : Texte CSV(.csv)
-enregistrer
-conserver le format actuel
-export de fichier texte, sélectionner
-jeu de caractères: unicode(UTF-8)
-séparateur de champs: ; (point-virgule)
-séparateur de texte: laisser
-cocher la case : enregistrer le contenu de la cellule comme affiché
-OK

3. Importation des données

Dans votre navigateur rendez-vous à http://votresite.com/gestech/install/
cliquez sur Importation des données

a) Remplissez le formulaire :
-sélectionner la table des membres : gs_membres
-cliquer sur parcourir et sélectionner le fichier.csv préparé dans gestech/InfoInstall
-choisir le délimiteur (point-virgule)
-cliquer sur Continuer

b) Ajustez la correspondance des champs comme indiqué
-cliquer sur Importer

c) Soit tout s'est bien passé, vous pouvez accéder au site,
soit il y a des lignes ignorées affichées en rouge, cela signifie que vous avez des valeurs vides en dernière colonne, corriger le fichier comme recommandé ci-dessus de façon à ne pas en avoir.

4. Parachèvement : mots de passe

Le gestech utilise un cryptage md5 pour les mots de passe.

a) Si vous avez introduit des mots de passe en clair, nous allons maintenant les crypter en série.
Dans votre navigateur, rendez-vous à http://www.votresite.com/gestech/install/
Cliquez sur Cryptage des mots de passe
Remarque : une fois crypté il est impossible de récupérer le mot de passe d'origine.
En cas d'oubli, c'est un nouveau mot de passe qui sera généré.

b) Si vous avez laissé vide la colonne des mots de passe, nous allons faire un envoi groupé des nouveaux mots de passe à tous les membres actifs.
Dans votre navigateur, rendez-vous à http://www.votresite.com/gestech/install/
Cliquez sur Envoi des mots de passe : chaque membre va recevoir un mail de bienvenue avec ses identifiants. (Si vous souhaitez adapter le message, c'est dans le fichier /intall/envoiMP.php que ça se passe)

Attention ! ne faites pas cette opération si vous avez fait le point a)
Tous les mots de passe seraient alors changés !
De même, ne faites pas cette opération une deuxième fois sous peine de semer la confusion parmi vos membres.
Les membres qui n'ont pas d'adresse email devront être avertis par téléphone, celui-ci s'affiche dans la liste en lieu et place de l'adresse email.
La liste contient le mot de passe en clair et le mot de passe crypté.
Garder soigneusement une copie de cette liste le cas échéant (copie html et/ou impression)

Si vous rencontrez malgré tout des difficultés, contactez-nous en mentionnant un copié-collé de l'erreur affichée.